Domande frequenti

Nel file Tool AQ l’Istituto ha provveduto a effettuare una “stima” del fabbisogno annuale (anno scolastico) collegato al cumulo di tutte le mobilità afferenti i Viaggi di Istruzione.

Tale “stima”, valutata superiore ai 140.000 euro, andrà poi attualizzata in riferimento ai costi reali delle mobilità confermate. Potrà quindi accadere che l’ammontare a costi reali delle mobilità confermate durante l’anno scolastico possa superare tale “stima” (ad esempio essere di 150.000 euro) oppure essere ad essa inferiore (ad esempio 130.000 euro). Il non raggiungimento del limite minimo dei 140.000 euro a costi reali non comporta la non conformità dell’acquisto, in quanto i contratti di riferimento afferiscono conformemente a una “stima” sopra soglia.

Sarà onere del singolo OE inviare a CONSIP, ogni giorno 15 del mese, l’aggiornamento dell’ammontare dei contratti confermati nel mese precedente in riferimento agli Ordinativi di Fornitura ricevuti, in modo che le “stime” effettuate dalle scuole vengano poi attualizzate ai costi reali di riferimento.

Le progettualità inserite all’interno del file Tool AQ non devono essere confermate tutte contestualmente. Ogni lotto conserva la sua autonomia negoziale. La stima è riferita alle mobilità che l’Istituto “stima”, appunto, di dover confermare durante tutto l’anno scolastico.

Un Ordinativo di Fornitura, una volta accettato, ha valenza 12 mesi.

Una volta ricevuto l’Ordinativo di Fornitura, decorsi 4 giorni lavorativi (nei quali sarà onere del singolo OE contattare l’Istituto per chiedere eventuali modifiche dello stesso) l’Ordinativo risulterà accettato. Adempiuto positivamente questo passaggio, tutte le comunicazioni fra Istituto e OE saranno da gestirsi fuori dal MEPA.

La richiesta di preventivo (con le relative schede “Richieste di Approvvigionamento”, compilate una per ogni singolo lotto su apposito file messo a disposizione da CONSIP), le richieste di modifica, le bozze di contratto e qualsiasi altra informazione o integrazione utile alla conferma del gruppo saranno da gestirsi tramite PEO/PEC.

Qualora l’OE non sia in grado di gestire in maniera integrale tutti i lotti collegati all’Ordinativo di Fornitura, dovrà informare l’Istituto, rifiutare l’Ordinativo di Fornitura indicando il servizio che non è in grado di svolgere, affinché l’Istituto scolastico possa emettere un nuovo Ordinativo di Fornitura al medesimo Fornitore, attualizzato con l’esclusione del servizio indisponibile. Conseguentemente, l’Istituto Scolastico potrà rivolgersi al Fornitore successivo in graduatoria per la fruizione di tale servizio; solo in questo caso, il viaggio avente ad oggetto esclusivamente il servizio originariamente indisponibile potrà avere un importo inferiore a 140.000 euro.

È possibile, in un momento successivo all’emissione dell’Ordine, aumentare o diminuire il valore dei servizi oggetto del contratto, o aggiungerne di nuovi (fino a esaurimento del massimale del lotto). Si tratta di una variazione del contratto che, nella procedura d’acquisto, è definita Atto modificativo. In seguito all’erosione completa del massimale, l’Istituto potrà solamente diminuire il valore dei servizi oggetto del contratto.

Per farlo sarà necessario accedere, dal menu posto sulla sinistra della pagina, alla fase Atto modificativo e da qui creare un Nuovo atto. Una volta compilata la scheda di fase con tutti i dati necessari, si procede con la validazione e la sottoscrizione del riepilogo, seguendo la procedura indicata nelle altre fasi.

Secondo le prescrizioni del Quinto d’obbligo, le Amministrazioni contraenti, qualora in corso di esecuzione dell’appalto si renda necessario un aumento delle prestazioni (ad esempio aggiunta di nuovi servizi e/o partecipanti) fino alla concorrenza del quinto dell’importo del Contratto di Fornitura (quindi il 20% dell’ammontare del contratto), possono, ai sensi dell’art. 120, comma 9 del Codice, procedere alla modifica del contratto in essere, con il relativo aggiornamento del nuovo ammontare contrattuale convenuto, senza la necessità di aprire un nuovo atto.

Una volta che l’Istituto ha utilizzato in maniera integrale l’Ordinativo di Fornitura emesso (non ha quindi altre mobilità da confermare nell’anno scolastico di interesse e quindi tutti i lotti inseriti nell’Ordinativo sono stati confermati, sostituiti con altre destinazioni o annullati per mancato raggiungimento del numero minimo di adesioni) dovrà attualizzare l’importo dell’Ordinativo emesso alla luce del reale ammontare di fatturato confermato (a costi reali).

Esempio: Un Istituto ha effettuato a settembre la stima delle mobilità Viaggi di Istruzione da effettuarsi nei 12 mesi successivi (l’intero a.s.) e ha inviato un Ordinativo di Fornitura di 10 lotti, per un ammontare stimato di 300.000 euro. Nel corso dell’anno ha confermato 8 lotti. Un altro lotto viene sostituito (ad esempio il lotto Barcellona viene sostituito con un lotto Madrid) e il 10° lotto (ad esempio Firenze) viene annullato in quanto non si è raggiunto il numero di partecipanti atteso.

L’ammontare puntuale delle mobilità confermate durante l’a.s. ammonterà quindi, ad esempio, a 250.000 euro. La Scuola dovrà attualizzare l’importo dell’Ordinativo (con atto modificativo) al valore di 250.000 euro di fatturato a costi reali (e quindi 25.000 euro di mark-up al 10%) al fine di non erodere mark-up non utilizzato.

Secondo le indicazioni di Consip contenuto nell’ AQ sottoscritto, la scuola dovrà inviare la Richiesta di Approvvigionamento solo nel momento in cui è pronta all’acquisto dei singoli viaggi. Infatti l’invio da parte dell’Istituto della singola Richiesta di Approvvigionamento comporta il rispetto ( da parte dell’OE e della scuola) delle tempistiche di riposta, modifica a e conferma gruppo ben dettagliate nell’AQ. Va da se che ogni eventuale situazione che esuli da tale fattispecie potrà e dovrà essere convenuta fra le parti.

Decorsi 4 giorni lavorativi dalla ricezione dell’Ordinativo di Fornitura, convenute le eventuali modifiche, l’ordine risulta accettato dall’OE.

L’Istituto scolastico potrà quindi inviare tramite PEO/PEC le Richieste di Approvvigionamento al fornitore, distinte per singolo lotto, secondo le tempistiche di seguito indicate:

Per gruppi fino a 50 studenti: con un anticipo di almeno 30 giorni lavorativi (circa 6 settimane) dalla data presunta di inizio del viaggio.
Per gruppi di oltre 50 studenti: con un anticipo di almeno 45 giorni lavorativi (circa 9 settimane) dalla data presunta di inizio del viaggio.
Qualora tali vincoli temporali di advance booking non possano essere rispettati, si richiede, prima di inviare le Richieste di Approvvigionamento, un rapido confronto telefonico con l’OE, al fine di concordare i riferimenti puntuali da inserire nelle stesse.

Ricevuta una Richiesta di Approvvigionamento, il fornitore dovrà verificare preliminarmente, entro 2 giorni lavorativi, che la richiesta contenga tutte le informazioni necessarie per procedere alle attività di ricerca, dandone debito riscontro all’Istituto.

Il fornitore, ricevute tutte le informazioni, dovrà verificare le disponibilità più economiche offerte dal mercato e inviare i relativi preventivi entro i seguenti termini:

• Per gruppi fino a 50 studenti: entro 10 giorni lavorativi (circa 2 settimane).
  Per gruppi di oltre 50 studenti: entro 15 giorni lavorativi (circa 3 settimane).

Ricevuto il riscontro con le soluzioni proposte, l’Istituto scolastico potrà richiedere eventuali modifiche, che dovranno essere tempestivamente comunicate al fornitore. Il fornitore dovrà verificare la disponibilità di quanto richiesto e inviare, entro 3 giorni lavorativi dalla ricezione della Richiesta di modifica, 1 nuova soluzione con il dettaglio dei costi aggiuntivi.

L’Istituto scolastico dovrà confermare al Fornitore la soluzione scelta entro 7 giorni lavorativi (verosimilmente 10 giorni solari), con l’indicazione del numero di partecipanti effettivi e tutti i riferimenti necessari per permettere al fornitore di effettuare una verifica preliminare sull’eventuale variazione di prezzi e disponibilità.

Comunicati i numeri degli studenti paganti e attualizzato il progetto in relazione al nuovo numero di partecipanti, sarà onere del fornitore sottoporre alla scuola, tramite PEC, il Contratto ufficiale di conferma.

Vidimato il contratto e inviata la lista nominativa di studenti e docenti, su carta intestata della scuola, con indicati sesso e data di nascita di tutti i partecipanti (solo per i viaggi in aereo), il sinallagma risulta perfezionato e l’OE è quindi legittimato all’acquisto di tutti i servizi.

Al ricevimento della fattura, l’Istituto avrà l’obbligo di procedere, entro 5 giorni lavorativi, al versamento di un acconto pari al 50% dell’importo effettivo del viaggio.

L’Istituto scolastico, almeno 15 giorni solari prima della data di partenza, procederà al versamento di un secondo acconto pari al 30% dell’importo effettivo del viaggio.

Il saldo del viaggio dovrà essere corrisposto nei 5 giorni lavorativi successivi al rientro del gruppo in Italia.

Nota bene: Le tempistiche di cui sopra non sono da considerarsi collegate alla possibilità di effettuare il pagamento a 30 giorni da ricezione fattura. L’Istituto avrà l’obbligo di provvedere al pagamento delle spettanze, e all’invio del relativo mandato di pagamento all’OE, entro i giorni fissi indicati sul contratto.

Per i pagamenti con scadenza in dicembre, gennaio o febbraio è necessario effettuare un impegno di spesa risultante come Residuo Passivo del Bilancio in corso, al fine di poter effettuare il pagamento entro la data indicata. Il rispetto della data indicata è funzionale a garantire la sostenibilità economica del progetto, in quanto collegata al termine ultimo entro il quale il fornitore deve effettuare il saldo dei servizi ai fornitori coinvolti. Il mancato rispetto di tale vincolo comporta l’annullamento immediato del viaggio.

In ossequio alle indicazioni dell’AQ, secondo le quali l’invio dei documenti deve avvenire 7 giorni prima della partenza del gruppo, il fornitore provvederà a inviare, secondo le tempistiche pattuite, tutta la documentazione in suo possesso in quel momento (ad esempio programmi, assicurazioni, biglietti per musei, ecc.).

Vi sono tuttavia alcuni documenti di viaggio che devono necessariamente essere inviati a stretto ridosso della partenza (ad esempio i biglietti aerei, che possono essere inviati solo dopo l’effettuazione del check-in online, quindi 24 ore prima della partenza; oppure il riferimento dell’autista del bus, che può essere definito solo 24 ore prima della partenza al fine di assicurare il corretto riposo dello stesso; o qualsiasi altra documentazione non in possesso dell’OE nei 7 giorni precedenti la partenza).

Con la premessa che inserire un lotto/destinazione all’interno del Tool AQ non vincola l’Istituto alla conferma dello stesso (ad esempio, qualora in un Ordinativo di Fornitura la scuola inserisca 5 diverse destinazioni e poi ne confermi solo 3, l’Ordinativo resta comunque conforme), è importante sottolineare che le destinazioni indicate inizialmente in un Ordinativo non sono immodificabili.

Qualora, inviata la Richiesta di Approvvigionamento all’OE, si appuri che il Viaggio di Istruzione per la destinazione di interesse non può essere contrattualizzato per qualsiasi motivazione, l’Istituto può utilizzare quel fabbisogno per confermare una progettualità in altra destinazione, purché rientrante nella stima inizialmente prevista.